В июне 2005 года успешно завершен первый этап внедрения системы электронного документооборота CompanyMedia на базе Lotus Domino/Notes.

Приобретение системы электронного документооборота по новой программе «CompanyMedia-StarterPack» Правительством Пензенской области не было случайностью.

На протяжении нескольких лет в Правительстве прорабатывался вопрос комплексной автоматизации документационного обеспечения управления. Сложные процессы прохождения документов и большие объемы потоков информации требовали тщательного анализа и принятия стратегического решения. Основная нагрузка в проработке поставленной задачи легла на отдел информатизации и отдел делопроизводства Правительства области. В результате предварительного изучения систем электронного документооборота и деловых процедур было принято решение ориентироваться на систему, базирующуюся на платформе IBM Lotus Domino/Notes. В качестве прикладного программного обеспечения было выбрано решение ЗАО «Компании ИнтерТраст» CompanyMedia, как наиболее функционально продвинутое в области решений автоматизации бизнес-процессов.

На первом этапе, в сентябре 2004 года было приобретено базовое программное обеспечение IBM. Установлены серверная и клиентская части. Развернута система внутренней электронной почты и календарного планирования более чем на 50 рабочих местах. Одновременно с этим продолжалось планирование работ по внедрению прикладной комплексной системы документооборота. Для опытной эксплуатации Компания «ИнтерТраст» предоставила сетевую демонстрационную версию CompanyMedia 3.0. А в январе 2005 года специалисты Нижегородской компании «Программа-Т», являющейся авторизованным партнером Компании «ИнтерТраст», провели в Пензе полномасштабную презентацию системы. По результатам детального анализа всех возможностей CompanyMedia сотрудники канцелярии, отдела делопроизводства и отдела информатизации Правительства Пензенской области приняли решение о необходимости старта проекта в самое ближайшее время.
Но сразу же возник вопрос, каким образом возможно в короткие сроки, эффективно и сравнительно недорого провести внедрение системы. В качестве решения Компания «Программа-Т» предложила новую программу закупки и внедрения программного обеспечения «CompanyMedia-StarterPack», разработанную Компанией «ИнтерТраст».
Маркетинговая программа «CompanyMedia-StarterPack» представляет собой фиксированный набор лицензий на выбранную систему, услуг по обучению, консалтинговое сопровождение и технические консультации на период опытной эксплуатации.

Следуя данной методике, специалисты Правительства области и компании «Программа-Т», выбранной исполнителем по проекту, в необходимые сроки решили поставленные задачи.

После поставки программного обеспечения, сотрудники отдела информатизации Правительства Пензенской области успешно прошли обучение в Центре обучения и тестирования «ИнтерТраст». Затем, совместно со специалистами компании
«Программа-Т» провели работы по установке и настройке системы.

В процессе внедрения не обошлось без определенных проблем. Сложная структура нумерации документов, в зависимости от типа документа и места регистрации потребовала дополнительного анализа ситуации. Также возникли определенные сложности при формировании нестандартной отчетности. Но благодаря творческому взаимодействию специалистов компании «Программа-Т» и Правительства области первый этап внедрения был успешно пройден. Организованы регистрация документов, создание резолюций и контроль их исполнения.

Выбор программы «CompanyMedia-StarterPack» позволил без лишних затрат и в кратчайшие сроки осуществить внедрение сложного программного продукта.

В дальнейшем планируется развитие системы CompanyMedia как в плане расширения количества рабочих мест, так и в плане наращивания функциональных возможностей (в первую очередь системы СМ-Договоры и СМ-Обращения Граждан).