Оперативный доступ к информации является необходимым условием построения демократического гражданского общества в России. "Мы стремимся к тому, чтобы информация была доступна в любое время и в любой точке", – отметил В.В. Путин, выступая на открытии первого Всемирного конгресса информационных агентств в Москве, который прошел в сентябре текущего года.

Но как обеспечить оперативный доступ к информационным ресурсам государства, если большая их часть существует в виде бумажных документов? Решение проблемы – создание электронных архивов документов. Именно они обеспечивают быстрый поиск и санкционированный оперативный доступ к необходимому документу практически неограниченному числу людей: "извлечение" электронного образа занимает считанные секунды.

Сегодня в России создан и прошел апробацию один из самых ответственных информационных ресурсов государственного управления – в марте 2004 г. корпорация "Электронный Архив" (www.elar.ru) завершила первый этап реализации проекта "Электронный архив Президента РФ открытого доступа".

Этот проект реализуется в рамках Федеральной целевой программы "Электронная Россия" и отвечает одной из основных ее целей –"обеспечение прав на свободный поиск, получение, передачу, производство и распространение информации". Результаты работы были приняты комиссией Министерства экономического развития и торговли с участием представителей Администрации Президента. После полного завершения проекта, рассчитанного на несколько лет, вопросы управления государством будут решаться намного эффективнее.

В архивном хранении Архива Президента РФ находятся как документы прошлых десятилетий, так и современные нормативные документы. Для их перевода в электронный вид применялась уникальная технология, позволяющая обрабатывать документы различного формата и качества. В электронном архиве содержатся графические образы документов с сохранением всех особенностей бумажных оригиналов, таких как пометки, комментарии, подписи должностных лиц и т.д. Система позволяет работать и с электронными текстовыми документами, и с электронными копиями звуковых записей, видео- и кинофильмов.

На первом этапе в электронный архив были включены наиболее востребованные документы, среди которых указы и распоряжения Президента РФ – сотрудниками компании было отсканировано, проиндексировано и помещено в архив 720 000 листов архивных документов. Общий же объем архива – около 15 млн. документов.

Сегодня материалы электронного архива используют в работе сотрудники Администрации Президента и аппаратов полномочных представителей Президента РФ в федеральных округах. В дальнейшем к ним присоединятся профильные структуры органов государственной власти – доступ к архиву будет обеспечен из систем документооборота министерств, ведомств и других учреждений. Обратиться к архиву смогут и граждане – порядка 5 млн. документов будут доступны для всех.

Для государственных учреждений открытый доступ означает значительное упрощение прежней процедуры получения документов по запросам. К определенным документам можно будет получить доступ в рамках межведомственных сетей, другая часть будет высылаться по запросам, как и прежде, но их поиск или подготовка соответствующей справки теперь будет выполняться намного быстрее.

Создание "Электронного архива Президента РФ открытого доступа" – это еще один важный шаг в решении одной из основных задач ФЦП "Электронная Россия": "сформировать единую информационную и телекоммуникационную инфраструктуру, необходимую для совершенствования работы органов государственной власти и органов местного самоуправления, предприятий и других организаций". Решения, успешно отработанные в рамках ФЦП "Электронная Россия", являются пилотными и рекомендуются к внедрению в органы государственного управления.

Следует отметить, что решение "Электронный архив открытого доступа" реализовано с учетом специфики управленческого документооборота и архивного хранения в государственных структурах и ориентировано не только на документы архивного хранения, но и на текущий документооборот учреждения.

Внедрение подобных технологий необходимо как региональным структурам законодательной и исполнительной власти, так и крупным государственным холдингам. Электронные архивы перестали быть экзотикой, сегодня – это реалии современного информационного общества.